Aki adminisztratív területen dolgozik, az tisztában van vele, hogy akár már napi szinten is rengeteg papír gyűlhet össze az íróasztalon. Ha valaki elhanyagolja a dokumentumok rendezését, akkor könnyen arra eszmélhet egy bizonyos idő elteltével, hogy szinte átláthatatlan lett a rendetlenség az asztalán.

Pontosan emiatt kell több nagyobb irattartó is, amelyek lehetőséget adnak a gyors szortírozására. Tanácsos felcímkézni a termékeket, hogy még véletlenül se forduljon elő tévedés a dokumentumok szétosztásánál.

Még jobb, ha az egyes irattartók különböző színűek és egymástól nagyobb távolságra helyezkednek el, hiszen így jelentősen mérsékelni lehet annak az esélyét, hogy valaki véletlenül felcseréli a kategóriákat és rossz helyre rak egy lényeges iratot. Nem elegendő azonban szimplán betenni egy papírt a mappába, mert ügyelni kell a sorrendre is.

Általában az aktuális iratok szoktak lenni a kupac tetején, tehát a legtöbb dolgozó időrendi alapon rendezi a dokumentumokat. Vannak azonban, akik úgy döntenek, hogy a fontosság szempontjából rangsorolnak és az irattartó tartalmában azok kerülnek előre, amelyekre gyakrabban van szükség.